Basée sur les plateformes aéroportuaires de Roissy-Charles-de-Gaulle et Orly 4, HUB SAFE Training est spécialisée dans les formations à destination des professionnels du secteur aéroportuaire.

HUB SAFE Training recherche un coordinateur/-trice pédagogique.

Les missions :

• Prendre en charge l'accueil physique et téléphonique des stagiaires/ formateurs/ jurys & examinateurs
• Renseigner et orienter les différents interlocuteurs (clients, stagiaires, formateurs etc.)
•  Réceptionner les appels téléphoniques et diffuser les messages si besoin aux parties intéressées
•  Accueillir les stagiaires aux sessions de formation initiale

Administratif / logistique 

• Inscrire et convoquer les stagiaires aux formations et aux examens
• Gérer des plannings, les salles et le matériel (en fonction du périmètre d'activité)
• Elaborer les états de présence et en assurer le suivi
• Organiser et suivre la distribution des tickets repas aux stagiaires. Assurer la gestion des tickets ou accès de parking pour les participants à la formation.
• Rédiger et suivre les conventions de formation 
• Assurer la reprographie des documents pédagogiques et administratifs 
• Assurer les inscriptions et le suivi des sessions, formateurs, jurys/examinateurs et des stagiaires aux examens via les plateformes CNAPS, ADEF, CYNODEX et ENAC. 
• Rédiger et/ou envoyer les différents documents administratifs (attestions de formation, autorisations préalables, cartes professionnelles, diplômes/parchemins, etc.) aux donneurs d’ordres et parties prenantes 

• Elaborer et mettre à jour la documentation technique au fil de l’eau de l’évolution réglementaire (supports de cours, tests QCM, etc.).
• Etablir et suivre les évaluations de formations par les stagiaires  
• Planifier et suivre les évaluations à chaud et à froid des formations. 
• Relancer les stagiaires et assurer un taux de retour satisfaisant des questionnaires. 
• Centraliser et analyser les retours afin d’identifier les axes d’amélioration des formations. 
• Garantir la traçabilité des audits qualité liés aux actions de formation. Participer aux audits qualité (Qualiopi ; ISO…) 

• Assurer le suivi et la mise à jour des heures réalisées en vue de la pré-facturation

• Rédiger et Contrôler la conformité des éléments nécessaires à la facturation (bilan, certificat de réalisation)

• Communiquer les éléments de facturation auprès des organismes de prise en charge des formations (OPCO, France Travail)

• Gestion des dossiers de prise en charge auprès de notre OPCO, France Travail, Keiros, CPF et autres organismes financeurs

• Assurer le suivi et communiquer les éléments administratifs lié aux dépôts et aux retours des plateformes de financement

• BAC +2 / BAC +3
• Expérience de 5 ans sur un poste similaire
• Capacités organisationnelles et gestion administrative liée à la formation
  
• Bonne maîtrise du Pack Office